Tout ce que vous ne savez pas encore sur SEPAmail (et sur sa mise en place)

Comprendre les tenants et aboutissants d’une technologie novatrice est une chose, mais savoir l’intégrer dans son fond de business en est une autre. Après un article de vulgarisation sur le SEPAmail, FinTech Mag vous donne donc la procédure pour une mise en place “light” avec Patrick Louvet.
Si l’on devait résumer en quelques mots le SEPAmail ? Nous pourrions parler d’un nouveau service proposé aux créanciers et aux débiteurs permettant le paiement par virement SEPA à partir d’une demande de règlement électronique (DRE) préalablement acceptée par le débiteur.
Il repose sur une messagerie sécurisée entre banques ayant adhéré au système, celles-ci mettent alors à disposition de leur clientèle un service de « Règlements de factures par SEPAmail ». Simple me direz-vous, mais en tout premier lieu, votre entreprise est-elle éligible?

Votre entreprise, est-elle éligible à SEPAmail ?

La possibilité de mise en place de SEPAmail au sein de votre entreprise dépend avant tout de son organisation comptable, de son organisation informatique, ou bien même un peu des deux. Et comme une image vaut mieux que mille mots, à défaut d’en cacher une autre, vous pouvez dès à présent savoir si cette technologie simple, rapide et sécurisée peut être adaptée à votre secteur d’activité.
Vous ne savez pas encore si votre banque propose le service ? Pas de soucis, les informations sur les services SEPAmail RUBIS ainsi que la liste des Adhérents SEPAmail seront prochainement mise à disposition par SEPAmail.eu et réactualisées chaque début de mois.

Intégrer SEPAmail dans votre entreprise ? Un process en 3 étapes !

1. Prise de rendez-vous avec votre chargé d’affaires 

• • Validation de votre éligibilité à SEPAmail en tant que créancier
  • Signature d’une convention SEPAmail
  • Demande d’un ICQX  (la démarche peut prendre jusqu’à 2 ou 3 semaines)

2. Annuaire créancier SEPAmail

• • S’inscrire ou non dans l’annuaire créancier des banques en ligne
  • La non inscription dans cet annuaire  est préférable si vous souhaitez exclusivement être à l’origine de l’enrôlement de vos débiteurs (payeurs). Vous pourrez ains privilégier des enrôlements via email, campagne téléphonique, via votre site Internet ou encore iframe.
  • Cette phase est bien entendue réalisée en concertation avec votre chargé d’affaires qui exécutera vos instructions auprès de SEPAmail.eu.

3. Mise en oeuvre

• • La mise en oeuvre est amorcée dès la réception de votre ICQX et le couplage avec votre logiciel de facturation. Vous pourrez alors promouvoir auprès de vos clients les nouvelles opportunités des règlements  par SEPAmail

• • Si vous avez choisi de vous inscrire dans le répertoire des créanciers, vous pourrez alors communiquer votre ICQX  à vos débiteurs. En retour ceux-ci dès inscription (appelé enrôlement) pourront vous communiquer leur QXBAN qui vous servira  à émettre des demandes de règlements
  • Dans le cas où vous ne vous seriez pas inscrit au répertoire en qualité de créancier votre débiteur devra également vous transmettre son QXBAN
    

Et maintenant ? Et bien, il ne nous reste plus qu’à émettre nos premiers SEPAmail ! Toutes les banques possèdent un service d’assistance à la télétransmission; dans cette phase et si vous n’utilisez pas une solution bancaire, il est impératif de procéder à un test d’envoi de fichier SEPAmail sur votre banque à distance afin de vérifier la bonne conformité de vos fichiers. Cette étape n’est bien entendue pas obligatoire, mais elle pourrait vous éviter un certain nombre de déconvenues et vous permettra d’identifier des causes de rejets qui par la suite, pourraient entraîner des retards d’encaissements.
En dernier lieu, vous prendrez soin de vérifier les réponses aux demandes de règlements afin de s’assurer qu’elles  s’intègrent correctement dans votre système comptable.
Simple comme bonjour, vous êtes désormais prêt à envoyer vos premiers SEPAmail !
Si vous souhaitez mieux comprendre les étapes et les process, je répondrai à vos questions le 14 Mars à 16H00 lors de l’atelier organisé par le Crédit Agricole dans le cadre de la manifestation UniversSwiftNet !