Comprendre une innovation technologique est une chose, mais savoir comment l’implémenter efficacement au sein de son entreprise en est une autre. Après une introduction au SEPAmail, nous vous proposons ici un guide pratique pour sa mise en place.
Qu’est-ce que le SEPAmail ?
Le SEPAmail est un service facilitant les transactions entre créanciers et débiteurs grâce à un virement SEPA. Il repose sur un système de messagerie sécurisé entre banques adhérentes, permettant une gestion optimisée des demandes de paiements électroniques.
Votre entreprise est-elle éligible ?
L’intégration de SEPAmail au sein de votre structure dépend essentiellement de votre organisation comptable et informatique. Pour vérifier si cette technologie est adaptée à vos besoins, renseignez-vous auprès de votre banque. Les mises à jour sur les services SEPAmail et la liste des banques adhérentes sont régulièrement publiées sur SEPAmail.eu.
Comment intégrer SEPAmail dans votre entreprise ?
La mise en place du SEPAmail suit un processus en trois étapes :
1. Rencontre avec votre chargé d’affaires
- Vérification de votre éligibilité au service
- Signature d’une convention SEPAmail
- Demande d’un identifiant ICQX (délai de 2 à 3 semaines)
2. Inscription à l’annuaire créancier SEPAmail
L’inscription à l’annuaire créancier des banques en ligne est facultative. Si vous préférez contrôler directement l’enrôlement de vos débiteurs, différentes options comme l’emailing, les campagnes téléphoniques ou encore un formulaire sur votre site web peuvent être mises en place, toujours en coordination avec votre chargé d’affaires.
3. Mise en œuvre
Une fois votre ICQX obtenu et couplé à votre logiciel de facturation, vous pouvez promouvoir cette nouvelle solution auprès de vos clients. Si vous êtes référencé dans l’annuaire des créanciers, vous transmettez alors votre ICQX aux débiteurs, qui en retour vous fournissent leur QXBAN pour faciliter les transactions.
Dernières étapes : Émission et tests
Avant votre première utilisation, il est recommandé d’effectuer un test de télétransmission avec votre banque afin de s’assurer de la bonne conformité des fichiers. Une fois cette étape validée, vous pourrez émettre vos premiers paiements via SEPAmail en toute sérénité.
Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à optimiser vos règlements grâce à SEPAmail.
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